Tipps für die Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Wenn du schon einmal eine Veranstaltung organisiert hast, weißt du, dass dabei nicht alles nach Plan läuft und du sich verschiedenen Herausforderungen stellen musst. Veranstalter nennen dies die “The funny Duck Face”-Regel. Diese Regel besagt, dass man nach außen hin ruhig und friedlich auftreten soll. Aber in Wirklichkeit paddelst du energisch mit den Füßen unter der Wasseroberfläche, um dich über Wasser zu halten. Das sollte aber niemand erfahren. Bei der Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen ist dies die wertvollste Regel.

Die Organisation einer Veranstaltung ist keine leichte Aufgabe. Nachfolgend findest du zehn Punkte, die dir dabei helfen können.

Zweck und Format scheinen auf den ersten Blick offensichtlich zu sein. Aber es lohnt sich, sich kritisch mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Formuliere die Ziele so konkret wie möglich: Soll den Teilnehmern Wissen vermitteln werden oder ist es eine Veranstaltung zum Dank für Geleistetes? Ist das Ziel der Veranstaltung, Geld für ein Projekt zu sammeln oder den Gästen ästhetische Freude zu bereiten? Das Format der Veranstaltung hängt von der Antwort ab: Konzept, Termin und Dauer, Rollenverteilung im Team, Hallenlayout, Catering und Sound.

Entscheidend ist, dass das gewählte Format dazu beiträgt, das Ziel der Veranstaltung zu erreichen.

Zur Planung gehören die Logistik, der Inhalt und die Promotion der Veranstaltung. Erstelle ein Dokument, das dem gesamten Veranstaltungsteam zur Verfügung steht und in dem jedes Mitglied die Aufgaben des anderen und das Gesamtbild sehen kann.

Erstelle zunächst eine Liste der Hauptaufgaben und teile diese dann so detailliert wie möglich in konkrete Schritte, die es zu erledigen gilt, auf.

Es ist wichtig, den Zeitrahmen im Plan festzulegen: die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Dies wird oft unterschätzt und die Vorbereitung nimmt mehr Zeit in Anspruch als erwartet. Wenn du mit externen Dienstleistern arbeitest, um Stühle und Tische zu mieten oder für das Catering, dann stimme die geplanten Zeiten mit ihren Vorgaben ab.

Für die Planung kannst Du Google-Templates, Programme wie Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek oder andere verwenden. Selbst einfaches Excel eignet sich.

Schau dir die Liste der Aufgaben an und spiegle sie in deinem Budget wider. Es empfiehlt sich, über eine Reserve für unvorhersehbare Situationen nachzudenken. Was zum Beispiel, wenn Du eine Open-Air-Veranstaltung planst und es just an diesem Tag regnen soll? Ein alternativer Standort muss gefunden und die Geräte und Möbel dorthin transportiert werden. Es ist besser, über solche Dinge im Voraus nachzudenken und finanziell darauf vorbereitet zu sein.

Wenn du deine Gäste angenehm überraschen möchtest, dann plane wirklich alles bis ins kleinste Detail: Wie sie die Gäste anmelden, wer die Teilnehmer begrüßt und wer welche Musik spielt. Gibt es eine interessante Fotoecke, wie sehen die Präsentationen aus und wie ist das Team gekleidet, was geschieht in den Pausen?

Versuche, die Leute zu überraschen und den Wow-Effekt zu erzeugen. Übertriff ihre Erwartungen bei den gewöhnlichsten Dingen. Genau das ist es, was das Gefühl eines Events ausmacht.

Überprüfe den Standort schon in der Auswahlphase persönlich. Im unvorhergesehenen Moment könnte es sich herausstellen, dass die Heizung oder Klimaanlage in der Halle nicht richtig funktioniert, dass es keine barrierefreien Zugänge gibt oder dass die Ausrüstung nicht durch die Tür passt. Beachte auch die erforderlichen Zufahrtswege für Lieferanten für das Catering und die Technik. Überprüfe daher solche Probleme im Voraus.

Auch am Tag der Veranstaltung selbst kann der gewählte Ort plötzlich nicht mehr zur Verfügung stehen. Ein starker Sturm, Hochwasser oder gesperrte Zufahrtswege. Du denkst vielleicht, dass dir eine solche Situation nicht passieren wird, aber es ist immer gut, einen Plan B zu haben.

Es ist sehr wichtig, die Aufgaben unter den Teammitgliedern nicht nur in der Vorbereitungsphase, sondern auch während der Veranstaltung zu verteilen. Verteile die Verantwortlichkeiten nach Zonen. So ist zum Beispiel jemand für die Anmeldezone zuständig, jemand anderes für die Begrüßung der Redner, eine andere Person für die Ausstattung, für das Catering und jemand für die Kommunikation mit der Presse. Jedes Teammitglied bekommt eine Zone zugewiesen, für die es während der gesamten Dauer der Veranstaltung verantwortlich sein wird.

Gib jedem Teammitglied ein Dokument mit den zugewiesenen Verantwortlichkeiten. So weiß jeder, an wen er sich bei einem bestimmten Problem wenden kann.

Unterschätze nicht die Zeit, die für die erfolgreiche Promotion einer Veranstaltung benötigt wird. Die Art der Veranstaltung, die Zielgruppe, die internen Ressourcen und das Budget bestimmen den Marketingansatz. Konzentriere dich bei der Auswahl der Medienpartner auf diejenigen, die deine Zielgruppe ansprechen. Es ist besser, ein paar passende Partner zu haben, als mit jedem über die Veranstaltung zu sprechen.

Es ist auch wichtig, eine zentrale Botschaft zu formulieren, die auf allen Kanälen ausgestrahlt wird. Vergewissere dich, dass diese Botschaft kurz und bündig ist und dass sie die Idee des Ereignisses dem Publikum treffsicher vermittelt.

Vergewissere dich, dass dein Team die Duck Face Regel befolgt. Hierzu zählt die Freundlichkeit zu Teilnehmern, Referenten und Partnern. Versuche auch, ihre Probleme oder Fragen proaktiv anzusprechen und ihre Erwartungen zu erfüllen, auch wenn alle müde sind und nicht alles nach Plan läuft. Am Ende des Tages erinnern sich die Leute daran, wie sie behandelt wurden und an die Atmosphäre. Nicht an das, was der Redner auf der Bühne sagte.

Vergewissere dich, dass die Teilnehmer über die Anreise informiert, alle wichtigen Gäste eingeladen und die Drucksachen, Audio- und Videoinhalte vorbereitet sind. Prüfe, ob jeder seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten versteht und ob der Veranstaltungsort bereit ist. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, mit einer Checkliste zu arbeiten.

Eine weitere Checkliste kann für die Prüfung am Veranstaltungstag erstellt werden: ob alles in Ordnung ist, funktioniert und im zeitlich vorgesehenen Rahmen erledigt wird.

Drucke das Veranstaltungsprogramm aus und lasse jedem Teammitglied ein Exemplar zukommen. Darüber hinaus sind die Handynummern der Hauptkontakte für die Kommunikation untereinander im Notfall hilfreich.

Nach dem Event wirst du wahrscheinlich müde und glücklich sein. Es wird dir schwerfallen, eine objektive Einschätzung darüber abzugeben, wie alles gelaufen ist. Bitte deshalb die Teilnehmer, am Ende der Veranstaltung ein Bewertungsformular auszufüllen. Das kann in Papierform sein oder ein Online-Formular, wenn sie nach Hause kommen. Bitte die Teilnehmer, verschiedene Aspekte der Veranstaltung zu bewerten: Logistik, Referenten, Orte und die Arbeit der Organisatoren. Diese Informationen helfen dir, Fehler in der Zukunft zu vermeiden und die Qualität deiner Veranstaltungen zu verbessern. Feedback über soziale Netzwerke oder Video-Rezensionen am Ende einer größeren Veranstaltung ist nützlich, wenn die Veranstaltung erneut stattfindet.

Egal welche Veranstaltung du organisierst, sei optimistisch und scheue dich nicht vor Überraschungen. So wird deine Veranstaltung garantiert ein Erfolg!