Finanzen

Wichtige Fakten zum Rechnungswesen | Buchführung einfach erklärt

Als Startup, als Unternehmer oder als Selbstständiger und auch als Freiberufler kommen Sie nicht umhin, sich der Buchführung und dem Rechnungswesen zu widmen. Sie sind steuerpflichtig und das bringt mit sich, dass Sie sämtliche Buchungen, sämtliche Rechnungen und Geldeingänge wie Ausgänge verzeichnen müssen. Nun können Sie sich dafür entscheiden, einen Steuerberater zu beauftragen und das Rechnungswesen für Ihr Unternehmen extern erledigen zu lassen.

Sicherlich: das ist möglich. Doch würden Sie erstaunt sein, wenn Sie wüssten, wie einfach und günstig Sie Ihre Buchführung ganz einfach selbst machen können. Das Finanzamt hat klare Richtlinien für die Buchhaltung und das Rechnungswesen aufgestellt. Aber mit ein wenig Übung werden Sie schnell zum Spezialisten und können hilfreiche Unterstützung ganz ohne eine externe Dienstleistung erhalten.

Hilfreiche Tipps vorab | Anfängerfehler in der Buchhaltung ausschließen

Egal ob Sie die Buchhaltung letztendlich selbst machen oder vom Steuerberater erledigen lassen: es gibt Dinge, die Sie in jedem Fall vermeiden sollten. Ordnung ist wichtig, doch wenn Sie pedantisch vorgehen, kostet die Abrechnung beim Finanzamt viel Zeit und jede Menge Nerven.

Tipps, wie Sie Anfängerfehler in der Vorbereitung und der Dokumentenablage vermeiden, die Umwelt schonen und letztendlich wirtschaftlich effizienter buchhalten.
  • verzichten Sie auf Dokumentenhüllen und tackern die Belege keinesfalls zusammen
  • lochen Sie Ihr Dokument in Leserichtung und vermeiden die Lochung von Informationen
  • auf Thermopapier gedruckte Belege sollten vorsorglich kopiert werden
  • heben Sie nur das Wesentliche auf und werfen unnötige Anhänge zu Rechnungen und Dokumenten weg
  • ordnen Sie jeden Beleg sofort ein und achten auf die Vollständigkeit und richtige Reihenfolge
  • trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben / am besten durch getrennte Konten
  • bleiben Sie ehrlich und schmuggeln keine Privatbelege in den Geschäftsordner

Wenn Sie bereits beim Abheften und Belege sammeln sorgfältig und mit Überlegung vorgehen, können Sie sich Berge von Papier am Jahresende sparen und vereinfachen sich die Abrechnung.

Tipp: Auch Ihr Steuerberater weiß eine ordentliche Buchführung zu schätzen und bedenkt Sie mit weitaus günstigeren Konditionen, wenn er vor der Abrechnung nicht lange nach einer Reihenfolge und den gesuchten Dokumenten Ausschau halten muss.

Mühsam ernährt sich das Eichhörnchen …

Mit einer Buchhaltungssoftware können Sie die Buchführung ganz allein vornehmen und sich am Jahresende für die Anfertigung der Steuererklärung per Elster entscheiden. Was anfänglich schwierig erscheint und Expertenkenntnisse voraussetzt, ist gerade für Selbstständige und Freiberufler ein wichtiger Schritt zur wirtschaftlichen Effizienz. Alternativ können Sie natürlich einen Steuerberater beauftragen und die Verantwortung aus der Hand geben. Bei höheren Umsätzen und zahlreichen Geschäftsausgaben haben Sie durch die Steuerberatung die Möglichkeit, richtig zu sparen und am Ende mehr Geld zurückzubekommen, als Sie eigentlich für die Steuerberatung ausgegeben haben.

Das heißt aber nicht, dass Sie Ihre Belege nur in einer Schublade sammeln und am Jahresende ein riesiges Kontingent an Papier beim Steuerberater einreichen sollen. Die monatliche Beschäftigung mit Ihrer Buchhaltung spart Kosten, verschafft Übersicht und gehört zur Unternehmensführung dazu. Nicht nur, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen, sondern auch wenn Sie selbstständig wirtschaften und freiberuflich tätig sind ist es wichtig, alle Einnahmen und Ausgaben im Blick wie auf dem Papier zu haben. Transparenz und die Nachweisbarkeit geschäftlicher Buchungen sind die Grundpfeiler des Rechnungswesens, das Sie durch eine Buchhaltungssoftware vereinfachen und übersichtlich strukturieren können. Sie müssen die Gesetzgebung im Rechnungswesen nicht verstehen oder konkret wissen, was das Finanzamt für Anforderungen an Sie stellt. Wenn Sie jede Einnahme, jede Ausgabe und jeden betriebswirtschaftlichen Transfer mit Belegen untermauern und ordentlich abheften, haben Sie den wichtigsten und größten Teil der Buchführung bereits erledigt.

Soll und Haben | Die Grundparameter der Buchhaltung

Im Endeffekt zählt, was Sie ausgeben und welche Einnahmen Sie verzeichnen. Die Buchführung mit Soll und Haben ist nicht schwer zu verstehen und auch für Anfänger und Jungunternehmer leicht erlernbar. Sämtliche Geschäftsausgaben und monatlichen Abbuchungen, Gelder für die Beschaffung von Waren oder Rechnungen vom Internetanbieter, dem gewerblichen Vermieter oder der Telefongesellschaft sind Ausgaben. Diese gehören daher auf die Soll-Seite der Buchführung und zählen zu den Verlusten.

Auf der Haben-Seite nehmen Sie alle Eintragungen über Gelder vor, die Sie aus dem Verkauf von Waren, der Erbringung von Dienstleistung oder aus anderen Geschäften erhalten haben. Diese stehen den Ausgaben direkt gegenüber und ergeben eine Differenz. Die Differenz ist der Betrag, der dem Finanzamt gemeldet wird und einer steuerlichen Erstattung oder Forderung zugrunde liegt. Wenn Sie mehr Ausgaben getätigt als Geld eingenommen haben, erhalten Sie vom Finanzamt Steuern zurück. Im Umkehrschluss müssen Sie zahlen und die Forderung beim Fiskus zeitlich korrekt und in voller Höhe erfüllen. Auch wenn Sie für die Buchhaltung keine kaufmännische Ausbildung haben müssen, sind betriebswirtschaftliches Verständnis und die Kenntnis zu den Grundparametern im Rechnungswesen notwendig. Es gibt gute Gründe, sich in der Buchhaltung auf eine Software zu verlassen und so eine tabellarische Darstellung zu nutzen, die allgemein gültig und für den Steuerberater, für Sie und das Finanzamt verständlich ist.

Statistik: Durchschnittliche Bearbeitungsdauer (in Stunden) für Steuererklärungen von Unternehmen in der Euro-Zone* in 2008 | Statista
Mehr Statistiken finden Sie bei Statista

Professionelle Buchführung auf unterschiedlichen Wegen

Ob die EÜR, also die Einnahme-Überschuss-Rechnung, die Bilanzierung oder die doppelte Buchhaltung für Sie optimal ist, bringen Sie am besten in einem Gespräch mit dem Steuerberater in Erfahrung. Der Umfang sowie die Buchhaltungspflicht sind von der Rechtsform und der Unternehmensgröße abhängig. Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler können die EÜR nutzen und so eine einfache Buchhaltung avisieren, die zu ihrer Unternehmensform passt und besonders leicht realisierbar ist. Das Rechnungswesen beginnt nicht erst zum Zeitpunkt der Geschäftseröffnung, sondern spielt bereits vor der Gründung eine primäre Rolle. Alle im Zusammenhang mit der Firmengründung oder der Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit anfallenden Kosten können Sie nach der Gründung steuerlich geltend machen und damit vermeiden, dass Sie bereits im ersten Geschäftsmonat Steuern nachzahlen müssen. Nutzen Sie Ihr Privatkonto keinesfalls für geschäftliche Transfers, da diese Praktik vom Finanzamt nicht gerne gesehen wird und Ihnen am Jahresende viel Arbeit beschert, wenn Sie auf Ihren Kontoauszügen gewerbliche von privaten Geldeingängen und Ausgaben trennen müssen.

Haben Sie bisher keinerlei Erfahrung im Rechnungswesen, sollten Sie nicht auf eine Steuerberatung verzichten. Die Buchführung für Ihre Firma können Sie allerdings in Eigenleistung erledigen und dabei viel Geld sparen. Ordnung ohne pedantische Maßnahmen, eine übersichtliche Auflistung aller Geldflüsse, abgeheftete Belege für alle Anschaffungen und die Aufbewahrung der Rechnungen sind das Grundkonzept. Tipp: Vermeiden Sie die Vermischung von privaten und gewerblichen Ausgaben und versuchen nicht, ein privates Essen als Geschäftsausgabe zu deklarieren. Sind Sie beim Finanzamt erst einmal in Ungnade gefallen, können Sie mit häufigeren außerordentlichen Steuerprüfungen rechnen und tun sich keinen Gefallen. Ehrlichkeit und Plausibilität sollten Ihr Rechnungswesen in jeder Rechtsform sicher untermauern.

Bildernachweis:
Titelbild – Urheber: langstrup / 123RF Lizenzfreie Bilder

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